Almudena Alameda

Aunque el presupuesto es un aspecto determinante a la hora de organizar cualquier evento, a veces, igualmente importante, o incluso más, es dedicar el suficiente tiempo y esfuerzos a planificar el acto cuidadosamente. En ocasiones, sólo con modificar el modo de hacer ciertas cosas, además de ahorrar dinero, se evitan posteriores quebraderos de cabeza.

Muchos son los frentes que no hay que descuidar cuando llega el momento de planificar un evento. Para hacer la tarea más sencilla los hemos agrupado en los siguientes: localización, presupuesto, contratación de servicios, staff, catering, decoración, ponentes, transporte y elementos audiovisuales.

¿Cómo elegir el lugar idóneo?

1. Haz que el convention bureau de la zona donde quieras realizar el evento lleve a cabo los trámites necesarios para tu visita a las instalaciones elegidas.
2. Trata de escoger localidades pequeñas o ciudades de tamaño medio que, seguramente, pueden ofrecer más prestaciones por menos dinero que las grandes.
3. Utiliza una videocámara para grabar tu "expedición" al lugar en cuestión, así recordarás mejor todos los detalles.
4. Compara las condiciones que te ofrecen los distintos proveedores de hoteles, así como su prestigio en el mercado. Ten en cuenta, también, si es temporada alta o baja.
5. Compara los precios individuales y para grupos. Es aconsejable, además, llamar a la línea gratuita de información que suelen tener las cadenas hoteleras o a sus servicios de reservas.
6. Guíate por tus previsiones a la baja a la hora de reservar habitaciones, ya que si conciertas un número muy elevado, terminarás teniendo que pagar por ellas.

La espinosa cuestión del presupuesto

7. Durante la celebración del evento, reúnete a diario con el encargado del hotel para revisar los gastos que se van produciendo. Así conseguirás corregir los errores a medida que se van produciendo.
8. Informa de todos los detalles del presupuesto al encargado de los servicios de las instalaciones. Su trabajo es cooperar contigo.
9. Reserva al menos un 10% de tu presupuesto para posibles "contingencias" como malas condiciones meteorológicas, horas extras, cancelación de seguros, sustitución de conferenciantes, etc.
10. Pide un descuento por hacer los pagos in situ.
11. Limita el número de firmas autorizadas para efectuar pagos y no aceptes, en ningún, caso cargos de personas no autorizadas.
12. Infórmate acerca de la normativa fiscal, tanto de tu lugar de trabajo como del sitio donde se efectúe el evento. A lo mejor puedes beneficiarte de reducciones de impuestos que desconoces.
13. Mantén un registro detallado de los gastos del evento. Si se elabora un historial completo de los actos organizados por la empresa, se sabrá mejor lo que "vale" el propio negocio.

Contratar bien, ésa es la cuestión

14. Negocia el precio de cada uno de los servicios que te proporcione el hotel.
15. Trata de no dejar una cuenta de depósito (si lo haces, al menos, que se refiera a algo que te beneficie).
16. Hazte con ofertas de diversos proveedores y ¡no dejes que ninguno de ellos crea que es tu única opción!
17. Cultiva relaciones a largo plazo con propietarios o cadenas hoteleras que utilices a menudo, así conseguirás negociar mejores descuentos.
18. Prepara una petición de presupuesto detallada para tu evento. Tienes que transmitir al proveedor la importancia del mismo.
19. Solicita todo aquello que desees para tu evento. Por ejemplo: transporte desde y hacia el aeropuerto, un check-in temprano, un check-out tardío, café y té gratis en las habitaciones, espacios gratuitos para reuniones, tarifas especiales para prolongar la estancia, llamadas locales gratuitas, plazas de aparcamiento gratis o con precios reducidos, acceso al gimnasio del hotel, mejores habitaciones para los VIP o personal organizador del evento, regalitos de bienvenida, etc.
20. Añade una cláusula al contrato con el hotel que especifique que no pagarás la factura final hasta que no hayas recibido un informe detallado una vez terminado el evento.
21. Negocia con los hoteles tu estancia en sus días o periodos más bajos. Lo ideal es realizar el evento en temporada baja (que cada vez parece ser más corta).
22. Reclama una cláusula de protección que asegure que las normas de cancelación son recíprocas. Cúbrete frente a imprevistos como que el hotel acoja actos de gran magnitud durante la celebración del tuyo y ello te afecte o si se produce algún cambio en los planes acordados.
23. Sé flexible con respecto a las llegadas y las salidas del hotel. Quizás no te suponga ningún perjuicio cambiar ciertos actos de día u hora.
24. Organiza tu planning de catering para los asistentes con comidas en el propio hotel. Ello hará más fácil las negociaciones.
25. Cierra los precios de los menús. Si el hotel no te proporciona un menú específico anticipadamente, al menos trata de acordar que los precios de los menús no se incrementarán más que un porcentaje concertado al año.
26. No firmes nunca un contrato a menos que estés completamente de acuerdo con él. Elimina o rescribe la cláusulas que no coincidan con tus criterios y vuelve a negociarlas con el proveedor.
27. Presta atención a que se cumplan los plazos. Mantente en contacto regularmente con los proveedores, incluso después de que se haya firmado el contrato. Ten en cuenta la "atmósfera" de negocios en esa ciudad o región.
28. Elige primero las suite para las habitaciones de empresa, ya que son las más demandadas.
29. Trabaja con oficinas nacionales de ventas para concertar visitas a lugares de interés.

Recorta gastos de personal

30. Para la administración del evento, recluta personal local en vez de tener que pagar los desplazamientos del personal que tengas que contratar para estas tareas.
31. Infórmate de la normativa local con respecto a horas extra.
32. Planea cuidadosamente el horario de tu staff para evitar las horas extra.
33. Distribuye las dietas de viaje a tu personal cada día, recuerda lo que está permitido o no gastar en comidas o transporte.

Consejos para el catering

34. Trata directamente con el chef. Intenta que se involucre con tus objetivos. Además, él/ella te puede aconsejar acerca sobre cuáles son los productos de temporada, qué es lo que se produce en esa zona, aparte le darás la oportunidad de introducir sugerencias creativas.
35. Compra café, té, etc, a granel si es posible.
36. Contrata el pago de todo lo que puedas según el consumo que tenga. De esta forma, la comida o bebidas no consumidas se pueden devolver y no te las cobran. Esto se puede aplicar, sobre todo, a productos como las bebidas embotelladas o las comidas envasadas como las patatas fritas. Con los productos perecederos, todo es cuestión de negociar.
37. Si es posible, reutiliza la comida. ¿Cómo? Guarda con papel de aluminio o similar los pasteles, por ejemplo, y podrán ofrecerlos junto a los demás postres de la comida.
38. En vez de un desayuno caliente, puedes servir un desayuno continental "ampliado", añadiendo fruta fresca, yogur o cereales.
39. Haz porciones pequeñas. Corta, por ejemplo, ciertos bollos en dos u ofrece pastelitos.
40. Opta por las comidas "sentadas", ya que se ahorra hasta un 20% en los costes de preparación de la comida.
41. Elimina el postre, la ensalada o la sopa. Los postres se pueden ofrecer en las pausas.
42. Para pequeños almuerzos, distribuye los tentempié en cajitas en vez de hacer un almuerzo formal en una mesa.
43. Pregunta a la oficina de ventas del hotel qué otros grupos están en él en esos días. A lo mejor puedes compartir el mismo menú y al contratar al por mayor reducirás costes.
44. Sitúa las comidas más caras en los lugares menos accesibles de la mesa.
45. Utiliza, por ejemplo, platos a base de frituras o pasta.
46. Evita productos caros como el marisco, las ostras, etc.
47. Compara los precios de la comida "a la carta" y los de un menú por persona.
48. Busca una compañía de vinos o una pequeña destilería local que quiera ser el sponsor de tu evento y cubrir los gastos de alcohol.
49. Si es posible, compra los refrescos y bebidas alcohólicas a granel y haz que tu staff los sirva. Puede ser difícil a veces porque algunos hoteles reclaman que se utilicen sus servicios para banquetes también en pequeños cocktails celebrados en suites.
50. Reduce el tiempo de los cocktail a 15 minutos.
51. Utiliza un sistema para controlar la cantidad de alcohol que se sirve en cada copa. Asegúrate que los camareros miden lo que tienen que servir, ya que si te cobran por bebida puedes encontrarte con una política de "hielo a discreción" y escasez de alcohol o si te cobran por botella, los cubatas pueden estar demasiado "cargaditos".
52. Elimina el alcohol por completo o, al menos, los licores de mayor graduación y los combinados. Sirve sólo refrescos, agua mineral, zumos, cerveza y vino.
53. Pide al encargado del hotel si es posible adquirir una marca de vino con descuento.

El delicado tema del reparto de habitaciones

54. Averigua qué grupos se alojan en el hotel justo antes y después de tu evento y habla con ellos para cubrir tus necesidades de habitaciones. Ello te puede ahorrar gastos, tanto a la hora de repartir las habitaciones como para prevenir los posibles destrozos.
55. Si tu evento dura más de dos días, mantén la disposición de la sala de reuniones de la misma forma.
56. Si necesitas mostradores para tu evento, utiliza mesas redondas en vez de alquilar mesas de oficina.
57. Reduce el número de salas de descanso, con ello ahorrarás en costes de equipamiento audiovisual y acondicionamiento.
58. Utiliza la misma sala para dos funciones distintas. Puedes hacerlo con sólo cambiar la disposición de las mesas para, por ejemplo, una cena o un almuerzo. Las pantallas de proyección de vídeo o plantas son sencillos elementos que te ayudarán a dividir el espacio.

Conferenciantes "baratos"

59. Trata de conseguir que expertos del sector industrial en cuestión participen en el evento como conferenciantes. Si puedes, intenta que sean de esa ciudad o región para ahorrar en gastos de desplazamiento.
60. Acuerda el pago de los conferenciantes cuanto antes. Normalmente los ponentes y animadores de eventos suben sus tarifas cada año, fija el precio con las cifras del año en que los contrates, no de cuando se celebre el evento.
61. Negocia un precio fijo y completo en vez de distintos "pluses" a la hora de pagar a los conferenciantes.
62. Si es posible, intenta alquilar los servicios de animadores con otros grupos que se encuentren en el mismo hotel o ciudad.
63. Organiza actos "versátiles" que puedas utilizar en más de un evento.
64. Contrata el número mínimo de músicos para las representaciones musicales.
65. Observa por ti mismo el talento del conferenciante o animador y comprueba sus referencias.

Sugerencias para el transporte

66. Analiza el coste de la reducción en el precio que ciertas tarifas aéreas (por ejemplo, las que requieren la estancia en el destino el sábado por la noche). A lo mejor no es más barato que pagar una noche extra de hotel.
67. En vez de concertar servicios de "meet and greet", reparte tickets gratuitos para transporte al aeropuerto y/o tickets para autobuses o metro.
68. Mientras te encuentres negociando el hotel u otro lugar para el evento, solicita un servicio de limusina gratis para VIPs que les lleve y traiga al hotel. Pregunta también sobre la posibilidad de plazas de aparcamiento gratis para ellos.
69. Pide que tus invitados especiales y miembros del staff cuenten con espacio en el aparcamiento cercano a la entrada del hotel.
70. Transporta a los delegados dentro de un espacio determinado de tiempo para reducir costes en los autobuses.
71. Pide vales de bebidas gratis durante los vuelos.
72. Solicita a la línea aérea con la que vueles puntos adicionales en sus programas para viajeros frecuentes.
73. Pide a una compañía local de taxis cupones de descuento para espectáculos, restaurantes y otras atracciones turísticas de la zona.
74. Utiliza la sala VIP de las líneas aéreas para dar la bienvenida al grupo de asistentes.
75. Viaja durante las horas menos concurridas, normalmente a primera hora de la mañana o a última hora de la tarde.
76. Pregunta a los hoteles si proporcionan un servicio de transporte gratuito y contrata con los que lo hagan.

Cuestiones audiovisuales

77. Negocia con la compañía encargada del equipamiento audiovisual, el montaje más barato.
78. Para situar los equipos utiliza carritos para bebidas en vez de alquilar otros específicos más caros.
79. Usa un proyector de diapositivas con gel de color para proyectar puntos de luz.
80. Compra un televisor y deshazte de él después, vendiéndolo por un precio módico en vez de pagar varios días de alquiler.
81. Usa el menor número de micrófonos posible, con ello eliminarás la necesidad de un equipo más sofisticado de sonido y la de más azafatas.
82. Pide, además, un micrófono gratis por sala.
83. Solicita dispositivos gratuitos de radio (para emisión y recepción) al negociar tu contrato de servicios audiovisuales.
84. Alquila sólo el tamaño de pantalla que necesites. Intenta que sea la menor posible, según las dimensiones de la sala y disposición del mobiliario.
85. Usa paneles LCD en vez de videoproyectores y considera la posibilidad de comprar uno propio.
86. No instales equipamiento audiovisual en cada sala de forma arbitraria, pregunta primero a tus conferenciantes y moderadores qué es lo que necesitarán exactamente.
87. Si puedes, contrata los servicios de una empresa de equipamiento audiovisual de la zona, en vez de alquilar los servicios del propio hotel. Puede ser más barata o, al saber que tiene competencia, la oferta del hotel puede bajar sus precios.
88. Considera la posibilidad de alquilar un aparato de vídeo a un video-club local.
89. Trata directamente con la compañía audiovisual. Así evitarás los malentendidos y los costes de intermediarios.
90. Si necesitas servicios audiovisuales durante más de un día, negocia una reducción en el precio.
91. Viaja con tus propios cables alargadores y estabilizadores de corriente.
92. Haz que la compañía grabe tu evento sin cobrarte por ello.
93. Limita la cantidad de micrófonos sin cables. Utiliza en su lugar micrófonos con cables más largos.
94. Reduce el número de presentaciones con PowerPoint, ya que las pantallas LCD suelen ser caras.
95. Distribuye los micrófonos, de modo que dos conferenciantes sentados en la misma mesa compartan uno.
96. No pidas cubiertas para las pantallas, nadie se dará cuenta de ello.
97. Si crees que los gastos audiovisuales van a ser elevados, es mejor que elijas un centro de conferencias en vez de un hotel para el evento, ya que en los costes incluirán los gastos audiovisuales.
98. Usa el circuito cerrado de televisión del hotel para anunciar el programa o cambios en el mismo, el reparto de habitaciones, las horas de exposición, anuncios diversos y otras actividades.
99. Justo antes del acto, reconfirma las necesidades "audiovisuales" de los conferenciantes, ya que puede que los presentadores del evento hayan pedido equipamiento que no van a utilizar.