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| Noviembre de 2000 |
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¿Cómo seleccionar un OPC? Ángeles Moreno ¿Qué es un OPC? Un OPC es una compañía especializada en la organización y administración de congreso. El OPC actuará como un consultor para el comité organizador de un congreso, aportando la experiencia y conocimientos obtenidos después de muchos años dedicados a esta materia. Existe una amplia variedad de OPCs según los servicios que ofrezcan (Apéndice A) pero por lo general cuentan con la ventaja frente a otras compañías de proporcionar un amplio abanico de servicios. Algunos facilitan consejos o consultas de gran interés gracias a la experiencia adquirida sobre la industria de los congresos, otros solamente proveen a las empresas de soporte administrativo. Es, por lo tanto, necesario identificar el tipo y nivel de servicio requerido par, en primer lugar, asegurarse de que se necesita la ayuda de un OPC y, en segundo lugar, de que el OPC cubre esas necesidades específicas. ¿Necesita
usted un OPC? Si existen
áreas de la administración del congreso a las que usted
no puede aportar los conocimientos, recursos, tiempo y las necesidades
técnicas, entonces es cuando un OPC entra en escena, ocupándose
de ellas. Un OPC,
asimismo, actuará como enlace entre los diferentes comités
y los proveedores. El comité principal o la asociación normalmente
va a mantener el control del evento y fijará, junto con el OPC,
la política a aplicar, adjudicándole a este último
el cargo de Project Manager. De ese modo el OPC se encargará de
que el aspecto administrativo funcione de manera efectiva y aconsejará
acerca de la coordinación del congreso, trabajando en conjunto
para alcanzar el éxito. Una vez que usted haya decidido que necesita la ayuda de un OPC para la organización de su congreso, debe pasar a considerar cuándo dirigirse a él y comenzar la colaboración. ¿Cuándo necesita un OPC? Un OPC puede
entrar a formar parte de la organización en diferentes momentos
del proceso. Es recomendable que comience lo antes posible, ya que su
experiencia evitará fallos en la organización, sobre todo,
al comienzo de la planificación, cosa bastante frecuente. Durante las primeras fases de la organización un OPC ofrece: consejos, ayuda, conocimientos y soporte administrativo, tanto en la búsqueda del centro de reunión o venue apropiado como en la presentación y preparación de las pujas para ganar un congreso en un destino determinado. Esta labor la puede realizar en conjunto con el Convention Bureau de la ciudad. Procedimiento El método
para identificar el OPC más apropiado comprende la búsqueda
de información siguiendo diversos pasos: 1. Obtención de la información preliminar Establecer una lista de organismos que pueden facilitar información sobre OPCs. Algunos de ellos son:
Una vez que se ha obtenido un listado de información de asociaciones y organismos, se pueden solicitar los folletos de los diferentes OPCs, ya que en ellos figuran los servicios que ofrecen. 2. Elaboración
y distribución del documento de petición Es importante facilitarle al OPC la mayor información posible cuando se les convoca para la presentación de una propuesta. La información general sobre el evento y su historia ayudará al OPC a decidir el tipo de servicios requeridos. Es igualmente importante incluir información sobre los servicios específicos requeridos para que el OPC puede ofrecerle un presupuesto lo más exacto posible. Dicha información
debe incluir los siguientes puntos:
Una copia del folleto informativo y/o programa de ediciones anteriores puede ser también de gran ayuda. Un OPC cobra por sus servicios de diferentes modos dependiendo de tradiciones culturales y, principalmente, de la estructura de su organización. Esta cuota cubre los gastos en los que el OPC incurre debido a la administración del evento. Así mismo es prudente solicitar a cada empresa una lista detallada de los gastos que se pueden producir como, por ejemplo, mailings, teléfono, fax, e-mail, papelería en general y costes de staff adicional. De todos modos, no es un procedimiento normal solicitar del OPC un presupuesto para el evento como parte de su propuesta inicial. Una práctica
habitual, aunque inadecuada, es solicitar al OPC que reserve los espacios
ofertados antes de comunicar cuál ha sido el seleccionado oficialmente. Otra práctica
común es dar a las empresas organizadoras varias semanas para preparar
la información requerida y proveerles de un presupuesto estimado.
3. Evaluación de las propuestas Si la forma de cotizar de cada OPC sigue un esquema similar es más sencillo localizar los servicios más baratos y más caros ofertados. De esta manera usted recibirá una información más detallada en el tipo y el nivel de los servicios que cada empresa está capacitada para ofertar. Este detalle puede servir de filtro muy útil para llegar al paso de selección de OPC. 4. Comprobación de referencias de los OPCs finalistas Este punto del proceso de selección es un buen momento para preguntar a los OPCs por referencias escritas. Dichas referencias deben obtenerse de clientes, tanto de eventos pasados como futuros, y también sería de gran ayuda contactar con algún proveedor, ya sea hotel, venue, centro de reuniones, etc. 5. Presentación y Entrevista Es una práctica
habitual solicitar a los diferentes organizadores una presentación
corta de su oferta al Comité Organizador. En términos generales
se trata de una intervención de 10–20 minutos, seguidos de
otros 30–45 minutos para preguntas que puedan surgirle a usted. Éste es el momento en el que debe decidir cuál es la empresa organizadora que ofrece los servicios más apropiados al precio más competitivo.
6. Selección del OPC El OPC que usted seleccione va a ser el que alcance de una manera más clara sus objetivos y aquel con el que usted crea que puede trabajar en equipo. Una vez que el OPC ha sido seleccionado tiene usted que asegurarse que cada uno de los puntos se establecen en un contrato, el cual incluirá específicamente las partes del trabajo organizativo que usted requiere que el organizador lleve a cabo. La mayoría de los OPCs disponen de un contrato estándar que le enviarán para utilizarlo como base, pero es aconsejable que un representante legal lo revise y se asegure de que los intereses del congreso están cubiertos.
SERVICIOS Un OPC puede encargarse de todo lo que usted necesite. Es muy importante decidir cuáles de esos servicios son requeridos para incluirlos en la propuesta. Algunos de ellos son:
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