El viejo EDI, se alía con Internet

   Hace unos 30 años empresas de transportes y envío de mercancías comenzaron a desarrollar un intercambio de datos informático que eliminaba el engorro y los retrasos del papeleo de ciertas transacciones mercantiles como facturas, órdenes de compra, etc., logrando, asimismo, reducir costes. Así nació el EDI (Electronic Data Interchange) que permite intercambiar información entre empresas a través de un formato específico común, haciendo innecesaria la intervención humana, ya que las operaciones se llevan a cabo íntegramente a través de ordenadores. Con la generalización de Internet, EDI cobra de nuevo protagonismo en el escenario del B2B.

EDI (Electronic Data Interchange) supone el intercambio de datos sobre cuestiones de negocios que se realiza de un ordenador a otro a través de formatos estándar. Cuando dos compañías utilizan EDI para intercambiar información, ésta se estructura en torno a un formato específico que es compartido por ambas entidades, con lo que se hace innecesaria la intervención humana. Se trata de una transacción realizada íntegramente entre ordenadores

Todo comenzó en los 60

Hace alrededor de 30 años compañías de los sectores de transportes y envío de mercancías empezaron a usar este tipo de intercambio de datos para eliminar los problemas y retrasos del papeleo y reducir, a la vez, sus costes.

La información incluida en una transacción EDI suele ser, en su mayor parte, la misma que figura en documentos impresos convencionales por lo que las tradicionales aplicaciones de EDI son órdenes de compra, documentos de embarque, facturas y pagos. Sin embargo, el desarrollo de estándares y la generalización de la informática ha impulsado el uso de EDI en muchos otros sectores como pueden ser: seguros de atención médica, archivos, servicios financieros, compras gubernamentales y transacciones en Internet.

EDI permite que una empresa pueda realizar una "transacción" con otra empresa a través de un texto semi-ilegible compuesto por una muy larga cadena de caracteres. Este texto, estructurado bajo el estándar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos necesarios para efectuar la transacción enviada. Por ello, cuando la empresa destinataria lo recibe puede interpretarlo con solo seccionarlo

Las ventajas de EDI

Las empresas utilizan EDI por las mismas razones que adoptan la mayoría de las tecnologías modernas: aumentar la eficacia en sus operaciones e incrementar los beneficios. Algunas de las ventajas de EDI son:

De una forma más específica, los beneficios que supone el uso de EDI para un proveedor se materializan en una gestión más eficaz de los procesos de suministro de productos (los tiempos se acortan), de los stocks, así como de su relación con otros proveedores.
Por su parte, para los fabricantes, EDI sirve para optimizar la cadena de suministro. O lo que es lo mismo, integrar sus MRP (sistemas de planificación de recursos) con los de sus proveedores. Aquí es donde EDI puede ayudar a reducir los costes y ayudar a que los márgenes de tiempo se reduzcan. Otras ventajas que aporta son, por ejemplo: mejor gestión de la planificación de recursos, acceso a la información en tiempo real y a una mayor cantidad de datos (lo que redunda en una toma de decisiones más fundamentada) y una mayor capacidad de respuesta de cara al cliente.
Para llevar a cabo estas operaciones se utilizan los denominados servidores de integración B2B que traducen las órdenes y respuestas de los distintos MRP a lenguaje XML. Estos servidores permiten que se establezca la comunicación entre los sistemas de diversas empresas, independientemente del lenguaje de programación que utilicen o de las arquitecturas de sistemas que empleen. Además, se encargan de gestionar la seguridad en las transacciones y eliminan las diferencias que tengan los diferentes interfaces.

Los estándares

Para poder beneficiarse de EDI en las transacciones empresariales, es necesario que existan unos estándares. Con ello se asegura que la información que se transmite será recibida por cualquier receptor. Estos estándares se organizan de tal modo que los programas informáticos pueden "traducir" los datos de la compañía emisora (en distintos formatos) a formatos estándar y viceversa. Ello se realiza mediante el uso de software instalado en la propia empresa o por medio de los servicios de una compañía VAN (Value Added Network).
En la actualidad existen varios cientos de estándares para una amplia gama de transacciones B2B. El principal es el X12, desarrollado por el ASC X12 (Accredited Standards Committee). Una entidad dependiente del ASC, la DISA (Data Interchange Standards Association), se dedica a proporcionar la formación e información sobre EDI.

¿Qué es un VAN?

Los VAN (Value Added Network), compañías que ofrecen servicios de redes de valor agregado, surgen en la década de los 80 como respuesta a la necesidad de las grandes empresas que al realizar transacciones con otras empresas se encontraban con un gran número de protocolos, velocidades, dispositivos y contenidos. Sus servicios permitían que una transacción en EDI generada por una empresa fuera convertida a un correo electrónico, a un fax o se imprimiese para su entrega física en papel.

Los servicios que ofrecen los proveedores de red con valor agregado VAN, son diversos: archivo de transacciones por empresa, orden y búsqueda de transacciones, validación de transacciones e integridad de datos. Los principales se estructuran en torno a estos cuatro grupos de servicios:

* Correo y comunicaciones
* Administración de transacciones
* Aplicaciones de comercio electrónico
* Servicios de consultoría, implementación y reingeniería

Perspectivas para EDI

Dos factores han hecho que EDI se haya constituido como un elemento muy importante en las actuales transacciones electrónicas a través de Internet: la propia generalización de la Red y la aparición de estándares.
A medida que el comercio electrónico se popularizaba, cada sector industrial desarrollaba sus propios estándares. Esta heterogeneidad limitó la efectividad del comercio electrónico entre compañías que trabajaban sobre diferentes protocolos. De ahí que las empresas que usaban EDI optaron por crear un estándar común. El principal en la actualidad es el X12.
La aparición de este estándar incrementó la accesibilidad de EDI a través de la Red, ya que con sólo un ordenador con acceso a Internet y un browser, las empresas pueden conectarse con las redes de EDI de una forma segura. Es decir, una inversión mínima puede igualar las oportunidades entre las compañías pequeñas y las grandes. Por ello las pymes son las principales beneficiadas del auge de EDI, ya que además de servirles de arma competitiva, les permite ampliar sus mercados a nivel mundial y mejorar las relaciones con sus actuales partners. Internet ha eliminado, asimismo, las antiguas barreras que tenían las pequeñas compañías para utilizar EDI: elevados costes, requerimientos de determinados volúmenes de transacción y software propietario.

Almudena Alameda
Verticalia.com